【保存版】市役所に電話をかける最適な時間と正しいマナー

市役所や区役所に電話をかけるとき、「いつかければいいの？」「どう話せば失礼じゃない？」と不安になりますよね。

この記事では、市役所に電話をかけるときのおすすめの時間帯や、スムーズに話せるマナー・例文まで、初めての人でも安心して使える内容をまとめました。

忙しい中でも確実に要件を伝えるために、この記事を読めば「もう迷わない」状態になれます。

仕事での連絡はもちろん、個人的な問い合わせにも使えるノウハウを、具体的にわかりやすく解説しています。

市役所に電話をかけるとき、まず押さえるべき「時間帯」のマナー

市役所に電話するタイミングって、意外と気になりますよね。

実は、かける時間によっては相手の負担になったり、うまく繋がらなかったりすることもあります。

この章では、役所に電話をかけるときに知っておくべき時間帯のマナーについて解説します。

開庁時間内がベストな理由

市役所は基本的に平日の午前8時30分から午後5時15分の間が開庁時間です。

この時間帯にかけるのが、当然ながら最もスムーズに対応してもらえるタイミングです。

開庁時間以外は原則、電話対応してもらえないので、時間をしっかり確認しておきましょう。

業務開始直後・終了直前は避けたほうがいい？

午前8時30分の業務開始直後や、午後5時すぎの終了間際は、職員がバタバタしていることがあります。

特に月曜日の朝一番や金曜日の夕方は電話が集中しがち。

午前10時〜11時頃、または午後2時〜4時頃が比較的つながりやすく、職員も落ち着いて対応してくれることが多いです。

昼休み時間と夜間の対応：対応可否を確認するコツ

市役所には「一斉の昼休み時間」がない場合が多く、職員が交代で昼食を取るケースが多いです。

とはいえ正午前後（11時45分〜13時頃）はつながりにくいことがあるため、避けたほうが無難です。

また、どうしても時間外に問い合わせたい場合は、市役所の公式サイトで「時間外受付」「コールセンター」の有無をチェックしておくのがポイント。

中には災害対応などのため24時間受付の緊急ダイヤルが設置されている自治体もありますよ。

結論として、役所に電話をかけるなら、平日午前10時〜11時か午後2時〜4時が最適です。

電話をかける前の準備と心構え

いざ電話をかけようとすると、「何を話せばいいか分からない…」と焦ってしまうこともありますよね。

でも、ちょっとした準備をしておくだけで、スムーズに話せて、相手にも親切な印象を与えられます。

この章では、市役所に電話する前にやっておくべき準備と、心構えについて解説します。

役所の代表番号・内線番号を調べておく

市役所の代表番号は自治体ごとに決まっていて、ウェブサイトの「お問い合わせ」ページに掲載されています。

さらに、目的の部署がわかっている場合は、そこに直接つながる「直通番号」や「内線番号」が記載されていることも。

これらを事前に調べておくと、電話口でのやりとりがぐっと楽になりますよ。

要件を整理し、聞きたいことを箇条書きにする

電話中に「あれ、何を聞きたかったんだっけ…」とならないように、聞きたいことを箇条書きにメモしておくのがおすすめです。

具体的な日付や書類の名前、手続きの流れなど、あらかじめ整理しておくと、会話もスムーズに進みます。

1つの電話で複数の質問をする場合も、優先順位をつけてメモしておくと、聞き漏れを防げますよ。

落ち着いて話せる環境を整える（メモ・筆記用具も）

電話中に大事な情報をメモする場面が多いため、メモ帳やペンは必須アイテムです。

また、周りが騒がしかったり、移動中だったりすると、相手の声が聞き取りづらくなります。

なるべく静かな場所で、手が空いているときに電話するのがベスト。

市役所に電話をかけるときは、「準備8割・本番2割」の心構えで臨むのが成功のコツです。

実際にかけるときのマナーと話し方

準備が整ったら、いよいよ電話をかける段階です。

「ちゃんと伝えられるかな…」と不安に思うかもしれませんが、大丈夫。

基本的なマナーと話し方のポイントを押さえれば、誰でも丁寧な印象を与えることができますよ。

最初の挨拶と名乗り方のポイント

電話がつながったら、まずは一言「失礼いたします」と丁寧に声をかけるのが好印象の第一歩です。

市民として問い合わせる場合、基本的には名前を名乗る必要はありませんが、仕事や団体名義の場合は「〇〇会社の△△と申します」と伝えましょう。

名乗るかどうかは状況に応じて判断すればOKです。

用件の伝え方：「何について」「どの課・担当か」を明確に

市役所に電話すると、まず電話交換手（受付）が出ます。

そのため、最初に何について問い合わせたいのか、可能であれば担当課の名前も伝えるとスムーズです。

たとえば「市民税についてお聞きしたいのですが、財政部の市民税課につないでもらえますか？」のように話しましょう。

担当課が分からない場合でも、目的だけははっきり伝えるのがコツです。

相手にお願いする際の言い回し（〜していただけますか／〜をお願いできますか）

行政機関への電話は、基本的にお願いのスタンスで話すのがマナー。

「〜してもらえますか？」ではなく、できるだけ丁寧な言い回しにしましょう。

• 「つないでもらえますか？」 → 「つないでいただけますでしょうか？」
• 「教えてください」 → 「教えていただけますか？」
• 「〇〇はどこですか？」 → 「〇〇について伺いたいのですが…」

こうした言い回しを使うだけで、対応も丁寧になりやすいです。

聞き返しやすいように、要点を簡潔に伝える

長々と説明しようとすると、相手も理解しづらくなります。

1つの用件につき、1〜2文で伝えるよう意識しましょう。

もし聞き取れなかったときは、「もう一度お願いできますか？」と素直に聞き返せば大丈夫。

ポイントは、相手に伝わりやすい“やさしい日本語”で、丁寧に話すことです。

応対中・転送後の注意点

電話をかけたあと、最初に出た人から担当課へ転送されることが多い市役所の電話。

でも、ここで安心せず、転送後のやりとりにも注意が必要です。

この章では、通話中に気をつけるべきポイントをわかりやすく解説します。

相手が変わったら、簡単な経緯と用件を再度伝える

電話交換手から担当課に転送されたら、改めて用件を伝えるのがマナーです。

理由は簡単で、交換手が用件をうまく引き継げていないことがあるからです。

「さきほど交換の方に伝えたんですが…」ではなく、最初から簡潔に用件を伝え直しましょう。

内容を確認・繰り返す：聞き取れなかったら遠慮なく確認を

聞き逃したり、分かりにくい説明だった場合は、遠慮なく「すみません、もう一度お願いできますか？」と聞き返しましょう。

電話では表情や資料が見えないぶん、音声だけが頼り。

自分が納得・理解できるまで、しっかり確認するのが大切です。

用件が終わったらお礼を伝える

話が終わったら、最後に一言「ありがとうございました」と伝えることを忘れずに。

たとえ事務的な会話でも、丁寧な印象を残すことができ、次回のやりとりもスムーズになります。

部署名・担当者名・受け答えた日時をメモしておく

電話を終えたら、いつ・どの部署の誰と話したかを必ずメモしておきましょう。

後日、別の担当者に連絡することになったときに、話の引き継ぎがしやすくなります。

以下のようなフォーマットを使うと便利ですよ。

「話した内容を記録に残す」ことも、電話マナーのひとつです。

よくあるケース別・電話例文と応用パターン

実際に電話をかけるとなると、「どう言えばいいの？」と悩んでしまいますよね。

そんな時に役立つ、よくある問い合わせ内容に対応した電話の例文をご紹介します。

シーン別に表現のバリエーションも添えているので、ご自身の状況に合わせてアレンジしてみてください。

手続き・税金・証明書などの問い合わせ

役所への電話で最も多いのが、この「各種手続き」関連です。

以下のように、具体的な用件＋該当する課名を伝えるのがポイントです。

イベント・講座のお問い合わせ

広報誌やチラシを見て気になったイベント・講座に関する問い合わせも、よくあるパターンです。

イベント名＋開催時期を明確にすると、相手がスムーズに対応できます。

相談・苦情・要望などの対応

窓口で伝えづらいことも、電話なら気軽に相談できます。

ただし、苦情や要望は感情的にならず、冷静に事実を伝えるのが大切です。

• 「〇〇地区の街灯が点灯していない件で、お電話させていただきました。」
• 「小学校近くの通学路に関して、安全面で気になる点がありまして…」
• 「市の取り組みについて意見を伝えたいのですが、どちらにお話すればよろしいでしょうか？」

どんな用件でも、「丁寧な言葉で、はっきりと」伝えることが、誤解を避けるコツです。

電話できない時間帯・緊急・例外対応

「あっ、もう営業時間過ぎてる…」「どうしても今すぐ確認したいことがある」そんな場面もありますよね。

この章では、市役所に電話できない時間帯や、緊急時・例外的な対応方法についてご紹介します。

事前に知っておくと、いざという時に焦らずに済みますよ。

夜間・休業日・年末年始などの注意点

市役所の代表電話や多くの直通番号は、平日の日中のみの対応です。

夜間・土日・祝日・年末年始は原則として閉庁しているため、電話しても誰も出ないことが多いです。

また、留守番電話も設置されていない場合がほとんど。

役所の休日受付窓口やコールセンターの利用

一部の自治体では、休日にも対応してくれる「休日窓口」や「時間外専用コールセンター」を設けています。

例えば、戸籍の届出や死亡届など、どうしても急ぐ用件に限定して対応していることが多いです。

市役所のホームページで「休日窓口」や「夜間緊急連絡先」などの記載を探してみましょう。

• 「休日でも対応可」とされている手続き：出生届・死亡届 など
• コールセンター番号：自治体によって異なるため、公式サイトを確認
• 災害時や防災関連：24時間体制で対応している自治体も

メールやウェブ窓口を使うべきとき

電話が難しい時間帯や、急ぎでない用件の場合は、市役所の「お問い合わせフォーム」や「メール窓口」を活用するのがベターです。

また、最近ではチャットボットやLINEでの問い合わせに対応している自治体も増えてきました。

「今すぐでなくていいけど、確実に伝えたい」場合には、電話よりもフォーム送信のほうが確実です。

まとめ：電話でスムーズに伝えるためのチェックリスト

ここまで、市役所に電話をかける際のマナーや話し方のコツを見てきました。

最後に、スムーズなやりとりのために押さえておきたい「チェックリスト」をご紹介します。

電話の前・最中・後に分けて確認できるので、ぜひ保存して活用してくださいね。

電話をかける前チェックリスト（時間・要件整理・番号確認）

通話中チェックリスト（名乗り・用件・聞き返し・丁寧さ）

• 最初に「失礼いたします」と丁寧な挨拶を
• 名前は基本不要、聞かれたら答えるスタンス
• 「〇〇について伺いたいのですが…」と用件を明確に
• 相手が変わったら、再度要件を簡潔に伝える
• 分かりづらい点は、ためらわずに聞き返す
• 依頼するときは「〜していただけますか？」の表現で

通話後チェックリスト（記録・フォロー・お礼）

「相手に伝わるか」を意識しながら、落ち着いて電話することが最大のマナーです。